ПРОСТЫЕ 5 ШАГОВ

ДЛЯ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ

РАБОЧЕГО МЕСТА

Авторы: преподаватели ГБПОУ ПГК

Зайцева Вера Александровна,

Каргопольцева Елена Анатольевна

Мы предлагаем вам новую методику 5S из инструментов, набирающего сейчас

все большую популярность бережливого производства.

Предлагаемая методика очень проста в использовании, но в то же время поз-

воляет добиться очень быстрых и ощутимых результатов, как например:

1. Оборудовать удобное рабочее место;

2. Организовать эффективное хранение основных документов и инструментов;

3. Значительно сократить время на поиски документов;

4. Сократить запасы материалов и канцелярских товаров;

5. Более эффективное использование рабочего времени.

Методика 5 S — это 5 несложных шагов, которые позволят правильно органи-

зовать любое рабочее место от уборщицы до генерального директора.

А также, если освоить эти шаги, то можно и дома навести идеальный порядок, что-

бы больше не тратить время на поиск документов или вещей,

предлагаем рассмотреть, как организовать рабочее место администратора гостини-

цы, основной функцией которого является прием и размещение гостей, консульта-

ция посетителей.

Шаг 1 – «Сортировка и устранение ненужного»

Мы пришли к выводу, что сначала необходимо определить основные функции

каждой зоны.

Правильное рабочее место должно быть организовано так, чтобы сотрудник,

находясь на нем, мог легко и быстро выполнять необходимые функции.

2

Затем мы стали разбираться, что помогает, а что мешает, осуществлению

функций на каждом рабочем месте. В то же время опирались на следующие момен-

ты:

1. Осмотрели: полы, проходы, поверхности рабочих столов, лестницы, углы за

столами и оборудованием, внутренние ящики, шкафы и кладовые;

2. Стали определять лишнюю мебель: стулья, столы, тележки, стеллажи,

картотеки, прочее;

3. Определили ненужное оборудование: компьютеры, принтеры, сканеры,

телефоны, копиры, шредеры, калькуляторы, провода, прочее оборудование;

4. Проверили стены и стенды: что есть на стенах и помогает ли это для выпол-

нения функции, актуальна ли имеющаяся на стендах информация, на сколько часто

используется информация на стендах;

5. Определили наличие избыточных (лишних) устаревших: бумаги, папок,

журналов, прочей документации;

6. Проанализировали наличие личных вещей: сумки, фотографии, продукты,

косметика, одежда, обувь, документы, иное.

На все, что не подходило к нашим функциям, повесили красные ярлыки и со-

брали их отдельно. После этого разделения, мы «почистили» рабочую зону. Многое

сдали в отдел АХС.

3

Мы провели работу по схеме:

Категория

Возможность действия

Устаревшее

-продать

-хранить до списания

-уничтожить

Неисправное

-возвратить поставщику

-уничтожить

Мусор/отходы

-сдать на переработку

-уничтожить

Ненужные в этой зоне

-переместить в надлежащее место

Используемые один раз в день

-носить с собой

-хранить на месте использования

Используемые один раз в неделю

-хранить поблизости от места исполь-

зования

Используемые реже, чем раз в месяц

-хранить там, где к предмету есть до-

ступ и где его легко найти

Редко используемые, которые следу-

ет оставить

-хранить подальше, обеспечить визу-

альный контроль и возможность ис-

пользования при необходимости

Редко используемые

-хранить подальше, обеспечить визу-

альный контроль и возможность ис-

пользования при необходимости

-отказаться от использования предме-

та, если это дешевле

Применение неизвестно

-при невозможности определить об-

ласть применения-переместить в дру-

гой отдел, совместно отнести к одной

из категории

Вывод - главным исходом первого шага является изъятие лишнего и ненужно-

го, список оборудования для одного рабочего места. Мы решили подготовитьуни-

фицированный список оборудования рабочего места, и он имеет следующий вид.

4

№ п/п

Наименование

Количество

1.Мебель

1.1

Стойка ресепшен

1

1.2

Стул

1

2. Оргтехника

2.1

Персональный компьютер(монитор- 1шт, си-

стемный блок- 1 шт,клавиатура-1 шт, мышь- 1

шт),

принтер, сканер, факс, телефон

1

3. Программное обеспечение

3.1

MS office стандартный пакет

1

3.2

1C предприятие Отель

4. Канцелярские товары

4.1

Канцелярский набор:

-ручка шариковая (синяя)2 шт.

-ручка шариковая(красная)2 шт.

-маркер (красный)1 шт.

-маркер (зеленый)1 шт.

-карандаш простой 1 шт.

-ножницы 1 шт.

-линейка 1 шт.

-ластик 1 шт.

-корректирующая жидкость 1 шт.

-скотч прозрачный, ширина 1 см. 1шт.

-листы(формат А4)1упаковка

1 шт.

Такой вид помог нам избавиться от лишнего. Мы смогли посчитать стоимость

оборудования и содержание одного рабочего места в год и месяц. После принятия

списка оборудования, сделали таблички на каждый предмет для инвентаризации.

Наименование

№ каб.

Раб.Место

Инвентаризационный

номер

Стол

26

1

234765

Наши столы стали чистыми, на них теперь находились только компьютер, кла-

виатура, мышь, набор канцелярских товаров, телефон. Теперь приступаем к шагу 2.

5

Шаг 2 — «Рациональное распределение»

Для работы нам необходим план расположения ресепшена, с маркировкой

всей мебели и оргтехники. Мы решили, что будем отмечать на этом плане передви-

жение работника. Одновременно мы будем вести перечень действий сотрудника.

Нашей главной задачей было: устранить не нужные действия и уменьшить время

выполнения определенных действий. Для ускорения определенных действий нужно:

установить специальные программы для работы с клиентами; создать сайт гостини-

цы, что бы бронирование происходило онлайн; работать с электронной почтой, что

бы администратор всегда был в сети. Анализируя это, решили закупить более мощ-

ные компьютеры, а устаревшие списать.

Мы исключили бумажные записки и списки сотрудников в бумажном виде, а

сделали все в электронном виде.

Для оборудования рабочего места администратора будет достаточно: компью-

тер, принтер, сканер, телефон, факс, канцелярские принадлежности.

Этот перечень мы согласовали с руководителями отдела закупок и бухгалте-

рии, после чего были сформированы заявки на покупку.

Для хранения документов и бумаг, появилась иконка библиотека и т.п., икон-

ки были простыми, понятными, цветными, это система визуализации.

Шаг 3 «Сияние»

После выполненного шага 2 нам стало понятно, где располагается необходи-

мая оргтехника, канцтовары и бумага, поэтому мы легко смогли найти необходимые

места и промаркировать их. В качестве маркировки мы использовали следующие та-

блички:

Каб.

№

Шкаф

Полка

Ячейка

Фото

Наименование

10

5

1

1

Бумага форма-

та А4

6

Исходя из предыдущего опыта, мы выявили необходимое количество бумаги и

канцелярских товаров и назначили ответственных за заказ необходимых товаров.

Составили график уборки с основными элементами контроля, как например,

протереть все рабочие поверхности и оргтехнику влажной тряпкой; полить цветы;

проверить наличие канцтоваров на рабочей зоне; проверить информацию, которая

размещена для гостей отеля.

Шаг 4 «Стандартизация»

После проведенных работ мы смоглиформализовать рабочие места персонала

и такие же проекты были запущены в других подразделениях отеля. В течение неко-

торого времени мы получили описания всех рабочих мест, которые смогут поддер-

живать достигнутые результаты и усовершенствовать их. Благодаря разработанным

документам картирования, плана рабочего места, графика уборки, принципов сорти-

ровки нам стало легко и быстро наводить и поддерживать порядок на рабочих ме-

стах, что это отметили наши клиенты.

Шаг 5 «Поддержание достигнутого и совершенствование»

Для того, чтобы методика 5S правильно работала, в нашей гостинице не доста-

точно будет просто сделать проект по рационализации рабочих мест, необходимо

также провести обучение всех сотрудников данной методике. При формировании

плана обучения мы учли уровень сотрудников и выполняемые ими функции, дабы

сделать обучение максимально понятным и максимально обеспечить возможность

применения полученных знаний на практике. В нашей гостинице мы провели курс

обучения по методике 5S: для администраторов, горничных, старших горничных,

старших администраторов. Программы обучения данных сотрудников отличались

по объему информации, уровню практической вовлеченности и времени на обуче-

ние.

Вывод - весь персонал отметил, что работа стала выполняться быстрее и рабо-

чие места стали выглядеть более профессионально и эстетично.