М

е

то

д

ич

ес

кая

разработка

к

выполнению

лабораторной

работы

по

курсу

Информационные

технологии

Работа

с

M

i

crosoft

Off

i

ce

2016:

Access,

ЛАБОРАТОРНАЯ

РАБОТА.

РАБОТА

В

MICROSOFT

OFFICE

ACCESS

2016.

ЧАСТЬ 1. ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ПРОГРАММОЙ. НАСТРОЙКА

ИНТЕРФЕЙСА ПРОГРАММЫ

1. Включить компьютер и загрузить Windows.

2. Открыть Пуск – Все программы - Microsoft Office - Microsoft

Office Access 2016. На экране окно вида, изображенного на рисунке 1.

3. При запуске Microsoft Office Access 2016 отображается страница

Начало

работы

с

Microsoft

Office

Access

(но

если

запустить

Microsoft

Access, дважды щелкнув файл базы данных Microsoft Access, то вместо этого

будет открыта база данных). Страница Начало работы с Microsoft Office

Access - это отправная точка, отсюда можно создать новую базу данных,

открыть существующую базу данных.

Рис. 1. Окно программы Microsoft Office Access 2016

3

4. В современной технологии баз данных предполагается, что создание

базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней

осуществляются централизованно с помощью специального программного

инструментария – системы управления базами данных.

База

данных

(БД)

-

это

поименованная

совокупность

структурированных

данных,

относящихся

к

определенной

предметной

области.

Система

управления

базами

данных

(СУБД)

-

это

комплекс

программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных,

поддержания

их

в

актуальном

состоянии

и

организации

поиска

в

них

необходимой информации.

5. В базе данных вся информация собрана в виде таблиц. Таблица для

нас – это аналогия таблицы на бумаге и состоит из строк и столбцов. Каждый

столбец имеет имя, не повторяющееся в этой таблице. Строки следуют в

произвольном порядке, и не имеют номеров. Поиск строк производится не по

номерам, а по идентификаторам (ключам).

Для

поиска

и

обработки

информации

служат

запросы,

а

готовый

результат выводится в виде отчетов.

6. Рассмотрим окно приложения Microsoft Access 2016. В верхней

части окна расположены: меню Файл

, панель быстрого доступа с

пиктограммами (сохранить, отменить, вперед

), строка

заголовка и кнопки изменения размеров окна.

7. Ниже расположена Лента, которая состоит из вкладок (Главная,

Создание, Внешние данные, Работа с базами данных и другие вкладки,

которые появляются в зависимости от режима работы). В приложении Access

2016

применяются

контекстные

инструменты,

которые

появляются

при

работе с определенным объектом. Так, например, при работе с таблицей

появляются контекстные инструменты для объекта Таблица под названием

"Работа с таблицами", которые имеют две вкладки: Поля и Таблица.

На Ленте отображаются определенные наборы команд в зависимости

от

того,

какая

вкладка

выбрана. Группы

команд

на

выбранной

вкладке

сгруппированы по выполняемым действиям.

Под лентой расположены слева Область переходов, а справа Окно

редактирования, в котором отображается редактируемый объект. В области

переходов находятся все объекты Access (таблицы, формы, запросы, отчеты и

т.д.). В списке Все объекты Access можно выбрать требуемый объект. При

двойном щелчке на имени объекта в области переходов этот объект будет

отображаться

в

окне

редактирования.

Внизу

окна

Access

расположена

Строка состояния и Кнопки режимов просмотра (см. рис. 1).

8. В Microsoft Access имеется большое число шаблонов, используемых

с целью ускорить создание базы данных.

Шаблон - это готовая база данных, содержащая все таблицы, запрос,

формы

и

отчеты,

необходимые

для

выполнения

определенной

задачи.

4

Например, существуют шаблоны, используемые для отслеживания проблем,

управления

контактами

или

записи

расходов.

В

некоторые

шаблоны

включено

несколько

образцов

записей,

чтобы

продемонстрировать

их

использование. Шаблоны баз данных можно использовать в готовом виде

либо настроить их для своих нужд.

8.1. Запустите Access, если еще не запущен.

8.2. На странице Начало работы с Microsoft Office Access в области

отображено несколько шаблонов; еще несколько шаблонов отобразятся, если

воспользоваться строкой поиска в левой части окна Microsoft Access Поиск

шаблонов в сети.

Рис. 2. Начало работы с Microsoft Office Access

8.3. Щелкните нужный шаблон.

8.4.

В

левой

области

окна

Microsoft

Access

в

поле

отобразится

предварительное имя базы данных, либо имена и путь ранее открытых баз.

Можно изменить имя файла или указать другую папку. Создайте Новую базу

данных.

Access

создает

и

затем

открывает

эту

базу

данных.

На

экране

отображается форма, в которую можно начать вводить данные.

5

Примечание!

Если в шаблоне имеются образцы данных, каждую запись можно

удалить следующим способом:

1. Выделите заголовок строки с записью, которую требуется удалить.

(Заголовок строки — это поле или полоса слева от записи).

2. На вкладке Начальная страница в группе Записи выберите команду

Удалить

.

9. Чтобы ввести данные щелкните пустую ячейку формы и введите

данные. Зафиксируйте результат.

ЧАСТЬ 2. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ

1. Нажмите кнопку Создать, приложение Access создаст новую базу

данных и откроет ее в режиме таблицы (см. рис. 1).

2.

Программа

автоматически

создала

первый

столбец

будущей

таблицы, назвав его «Код». Этот код мы будем позже использовать при

создании связей между таблицами. Если вы щелкните мышью на поле со

значком

«№»,

то

станет

активным

поле

«Тип

данных»

в

котором

отобразится

слово

«Счетчик».

Это

означает,

что

программа

будет

автоматически нумеровать строки нашей таблицы.

Рис. 3. Счетчик таблицы

3. При создании новой пустой базы данных окно приложения Access

2016 открывается на контекстной вкладке "Работа с таблицами". В окне

отображается новая пустая таблица с именем Таблица 1 в режиме таблица,

представленная на рис. 4.

Рис. 4. Режим таблицы

6

4.

Далее

необходимо

перейти

в

режим

Конструктор

и

создать

структуру первой таблицы базы данных. Для этого необходимо щелкнуть на

пиктограмме Режим и выбрать Конструктор.

Рис. 5. Режим Конструктор

5. Откроется окно Сохранение, в котором надо указать Номер группы

студентов и нажать кнопку ОК. Зафиксировать результат.

Рис. 6. Режим Конструктор

6. Откроется таблица Группы студентов в режиме Конструктор.

7. Создаем структуру таблицы Группы студентов. В первую строку

колонки

"Имя

поля"

вводим

Код

группы

студентов

(КодГруппы)

и

нажимаем клавишу Enter. Курсор переместится в колонку Тип данных.

Access по умолчанию назначает тип данных - Счетчик. Нажимаем клавишу

Enter,

при

этом

курсор переместится

в

колонку

Описание.

Описываем

данные и нажимаем клавишу Enter. Сделайте несколько таких направлений

ИНЭП. Зафиксировать результат.

8.

Создайте

новую

Базу

данных.

Первой

строке

таблицы

(поле

КодГруппы) Access по умолчанию назначает поле первичного ключа. Для

первичного

ключа

в

свойствах

поля

устанавливается

значение

Индексированного поля: Да (Совпадения не допускаются) (рисунок 7).

Далее

заполняем

вторую

строку

(второе

поле

таблицы),

Имя

поля

-

Название, Тип данных – Короткий текст. Третья строка: Имя поля - Курс,

Тип данных - числовой и четвертая строка Имя поля - Семестр, Тип данных -

7

числовой. При этом для имени поля "Название" в разделе свойства поля

необходимо установить размер поля - 6. Зафиксировать результат.

Рис. 7. Индексированное поле

9. Затем создаем структуры остальных трех таблиц в соответствии с

характеристиками таблиц-объектов Студенты, Дисциплины, Успеваемость

(рисунок 8-10).

Рис. 8. Студенты

8

Рис. 9. Дисциплины

Рис. 10. Успеваемость

9

Обязательно

соблюдайте

указанную

последовательность

создания

структуры таблиц.

10. Необходимо отметить, что в структуре таблицы "Студенты" для

поля

КодГруппы

(вторичный

ключ)

установите

значение

Индексированного поля: Да (Совпадения допускаются) и тип данных -

мастер

подстановок.

В

структуре

таблицы

"Успеваемость"

для

поля

КодСтуденты (вторичный ключ) и поля КодДисциплины (вторичный ключ)

установите

значение

Индексированного поля:

Да

(Совпадения

допускаются)

и

тип

данных

-

мастер

подстановок.

Зафиксируйте

результат.

11. После этого необходимо установить логические связи между всеми

таблицами.

ЧАСТЬ 3. УСТАНОВКА ЛОГИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ В БД ACCESS 2007

1. Логические связи устанавливаются между одноименными полями

таблиц базы данных Access 2016. Связь данных в одной таблице с данными в

других таблицах осуществляется через уникальные идентификаторы (ключи)

или ключевые поля. В нашем случае мы должны установить логические

связи между таблицами: Группы студентов, Студенты, Дисциплины и

Успеваемость.

2. Для установления связей используем ключевые поля: КодГруппы,

КодСтудентов и КодДисциплины. Например, между первичным ключом

(КодГруппы)

таблица

Группы

студентов

и

вторичным

ключом

(КодГруппы) таблица Студенты устанавливаем связь один - ко - многим.

3. Прежде чем приступить к созданию логических связей надо в Окне

редактирования закрыть все таблицы и перейти на вкладку Работа с базами

данных. Затем щелкнуть на пиктограмме Схема данных (рисунок 11), в

окне

редактирования

появится

активное

диалоговое

окно

"Добавление

таблицы" на фоне неактивного окна Схема данных.

Рис. 11. Работа с базами данных

10

4. В окне Добавление таблиц необходимо выделить имена таблиц и

нажать кнопку Добавить, при этом в окне "Схема данных" появятся все

таблицы

(рисунок

11).

После

этого

необходимо

закрыть

окно

диалога.

Зафиксировать результат.

Рис. 12. Схема данных

5. Далее необходимо установить связи между таблицами в окне Схема

данных. Для этого в окне Схема данных необходимо переместить курсором

поле КодГруппы из таблицы Группы студентов на соответствующее поле

таблицы Студенты, в результате этой операции появится окно "Изменение

связей" (рисунок 13).

6.

В

появившемся окне диалога

"Изменение

связей" (рисунок 13)

необходимо

установить

флажки:

"Обеспечить

целостность

данных",

"каскадное

обновление

связанных

полей"

и

"каскадное

удаление

связанных записей", убедиться в том, что установлен тип отношений один-

ко-многим и нажать кнопку Создать.

7.

В

окне

Схема

данных

появится связь

один-ко-многим

между

таблицами Группы студентов и Студенты. Аналогичным образом надо

11

связать поля КодСтудента в таблицах Студенты и Успеваемость, а затем

поля

КодДисциплины

в

таблицах

Успеваемость

и

Дисциплины.

Зафиксировать результат.

Рис. 13. Изменение связей

8.

После установки

связей между таблицами, окно

Схема данных

необходимо

закрыть.

Далее

необходимо

осуществить

заполнение

всех

таблиц. Заполнение целесообразно начинать с таблицы Группы студентов,

так

как

поле

КодГруппы

таблицы

Студенты

используется

в

качестве

столбца

подстановки

для

заполнения

соответствующего

поля

таблицы

Студенты.

9.

Затем

установить

связи

между

таблицами

"Студенты"

и

"Успеваемость", "Дисциплины" и "Успеваемость",

так

как

поля

КодСтуденты и КодДисциплины таблицы Успеваемость используется в

качестве

столбца

подстановки

для

заполнения

соответствующих

полей

таблицы Успеваемость. Зафиксировать результат.

ЧАСТЬ 4. ЗАПОЛНЕНИЕ ТАБЛИЦ БД ACCESS 2016

1.

Таблицы

БД

Access

2016

необходимо

заполнять

данными

в

определенной

последовательности.

Сначала

надо

заполнять

главные

таблицы,

а

затем

подчиненные.

Заполнение

таблиц

для

БД

Деканат

целесообразно выполнять в такой последовательности: Группы студентов,

Студенты, Дисциплины и Успеваемость. В этом случае для заполнения

полей вторичных ключей (КодГруппы, КодСтудентов, КодДисциплины)

можно использовать раскрывающийся список данных.

2. Раскрывающийся список данных для вторичных ключей появится

только в том случае, если при создании структуры подчиненных таблиц в

режиме

конструктор

для

полей

вторичных

ключей

выбран

тип

данных

"Мастер подстановок".

12

3.

Рассмотрим

заполнение

таблицы

Группы

студентов.

Выбираем

таблицу Группы студентов, и выполняем на ней двойной щелчок. В окне

редактирования появится структура таблицы "Группы студентов" в режиме

таблицы. Новая таблица состоит из одной пустой строки.

4. Заполнение производится по записям (по строкам). Поле счетчика

(поле

КодСтудента)

заполняется

автоматически.

Переход к

следующему

полю осуществляется нажатием клавиши ТаЬ. После ввода первой записи

курсор смещается на следующую запись. После заполнения таблицы Группы

студентов приступайте к заполнению остальных таблиц.

Зафиксируйте результат.

5. Необходимо отметить, что в базах данных Access 2016 применяются

различные методы перемещения по таблице. Переходить от записи к записи

можно с помощью: клавиш управления курсором; кнопок из области Запись,

расположенных внизу

таблицы

в

режиме

таблицы;

команды

Перейти

в

группе Найти, расположенной на ленте. Для перемещения от поля к полю

(слева

направо)

применяются

клавиши

Tab

и

Enter,

а

в

обратном

направлении Shift+Tab.

6. Поиск данных в таблице большого объема, можно осуществлять

командой

Поиск расположенный

внизу таблицы

в

режиме таблицы или

командой Найти в группе Найти, расположенной на ленте. Для замены

данных

в

полях

необходимо

использовать

команду

Заменить

в

группе

Найти, расположенной на ленте.

7. После создания структуры таблиц, их заполнения и установления

отношений

(логических

связей)

между

таблицами

можно

приступать

к

построению запросов.

ЧАСТЬ 5. СОЗДАНИЕ ФОРМ

1. Для удобства ввода информации в таблицы применяются формы. В

версии

Access

2016

можно

воспользоваться

заготовками

форм,

соответствующие

кнопки

расположены

на

ленте

«Создание».

Первая

заготовка используется для создания формы, в которую можно будет вводить

информацию только по одной строке соответствующей таблицы за один раз.

Рис. 14. Создание форм

13

2.

Созданная

при

помощи

такой

заготовки

форма

для

таблицы

«Продукты»

выглядит

следующим

образом

(см.

рис.14).

Создайте

базу

данных, имеющую следующие позиции:



Код



Наименование продукта



Цена

 Размер

Рис. 15. Таблица «Продукты»

3. При большом количестве полей в таблице такая форма очень удобна

для ввода данных, она не позволяет случайно пропустить ввод какого-либо

поля.

Недостатком

является

необходимость

просматривать

исходную

таблицу, чтобы по ошибке не вводить данные, уже имеющиеся в таблице.

При

переходе

к

следующей

записи

программа

проверит

уникальность

сделанных

добавлений

и

не

допустит

повтора,

но

время

на

ввод

уже

потрачено.

4. Более предпочтительна форма, созданная с помощью следующей

заготовки.

Рис. 16. Разделенная форма

14

5. Она позволяет видеть на экране данные уже введенные в таблицу и

поля для ввода. Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы

«Продукты» выглядит следующим образом. Обратите внимание на ошибку

комментария: Таблица расположена снизу, а поля формы сверху окна формы.

6. Используя команду «Разделенная форма» ленты «Создать» создаем

форму для таблицы «Продукты».

После создания формы продукты дополните данные о предлагаемых

продуктах следующей информацией:

Таблица 1

Пример таблицы для базы данных

Наименование продукта

Как быстро создать

информационный

продукт

Как определить

будущих потребителей

информационного

продукта

Цена

Размер файла

0,9321

1 000

4,7531

30 450

7. Для этого щелкните мышкой по кнопке «Следующая запись» на

Строке

состояния в

нижней

части

экрана

или

воспользуйтесь клавишей

«Tab», нажимая ее до появления на экране пустой записи в форме. После

внесения данных в форму закройте ее, щелкнув правой кнопкой мыши по

ярлыку

формы

и

выбрав

в

открывшемся

контекстном

меню

команду

«Закрыть». Зафиксировать результат.

Рис. 17. Закрытие формы

ЧАСТЬ 6. ИМПОРТ ДАННЫХ ИЗ ДРУГОГО ИСТОЧНИКА

1.

Предположим,

что

необходимые

данные

собраны

в

другой

программе и их требуется импортировать в Microsoft Access. В этом случае

15

нетрудно импортировать данные в Microsoft Access из других программ.

Возможен

импорт

данных

из

электронной

таблицы

Microsoft

Excel,

из

таблицы в другой базе данных Microsoft Access, из списка SharePoint или из

любого другого источника.

2. На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи выберите

команду для того типа файла, из которого будут импортироваться данные.

Рис. 18. Вкладка Внешние данные

3. Для импорта данных из таблицы Excel щелкните Excel. Если нужный

тип программы отсутствует, щелкните Дополнительно.

Примечание!

Если

не удается найти

нужный тип формата в группе

Импорт,

может потребоваться запустить ту программу, в которой первоначально

были

созданы

данные,

и

с

ее

помощью

сохранить

эти

данные

в

стандартном

формате

(таком

как

текстовый

файл

с

разделителями),

прежде чем импортировать эти данные в Access.

4. В диалоговом окне Внешние данные нажмите кнопку Обзор, чтобы

найти файл данных источника, или введите в поле Имя файла полный путь к

файлу данных источника. Зафиксируйте результат.

5. В группе Укажите, когда и где сохранять данные в текущей базе

данных

выберите

необходимый

параметр.

Можно

создать

на

основе

импортированных данных новую таблицу, добавить их в существующую

таблицу

или

создать

связанную

таблицу,

которая

содержит

ссылку

на

источник данных.

6. Нажмите кнопку ОК. В Microsoft Access будет запущен мастер

импорта. Следуйте инструкциям мастера импорта. Конкретная процедура

зависит от выбранного параметра импорта или ссылки.

7. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.

Появится окно Microsoft Access с предложением сохранить подробные

сведения о только что выполненной операции импорта.



Если

предполагается повторное выполнение той же операции

импорта,

щелкните

Сохранение

шагов

импорта

и

введите

подробные

сведения.



После

этого

можно

легко

воспроизвести

операцию

импорта,

щелкнув Сохраненные операции импорта на вкладке Внешние данные в

группе Импорт, выбрав спецификацию импорта и щелкнув Выполнить.

16



Если сохранять подробные сведения об операции не требуется,

нажмите кнопку Закрыть.

8. Данные будут импортированы в новую таблицу Microsoft Access,

которая затем появится в области переходов под заголовком Таблицы.

9. На вкладке Внешние данные в группе Импорт выберите команду

Excel

.

10. В диалоговом окне Внешние данные нажмите кнопку Обзор. В

диалоговом окне Открытие файла найдите нужный файл и нажмите кнопку

Открыть.

Рис. 19. Импорт внешних данных в Microsoft Access

11.

В

диалоговом

окне

Внешние

данные

выберите

параметр

Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе

данных. Нажмите кнопку ОК.

12.

Появится

окно

импорта

электронной

таблицы,

в

котором

необходимо

будет

ответить

на

вопросы,

касающиеся

импортируемых

данных.

Следуйте

инструкциям,

нажимая

кнопки

Далее

или

Назад

для

перехода по страницам. На последней странице нажмите кнопку Готово.

17

Примечание!

Access

запрашивает, нужно

ли

сохранить сведения

о

только

что

завершенной

операции

импорта.

Если

в

будущем

предполагается

снова

выполнять эту операцию импорта, нажмите кнопку Да и введите сведения.

В будущем можно будет легко воспроизвести операцию импорта, щелкнув

Сохраненные операции импорта в группе Импорт на вкладке Внешние

данные.

Если

сохранять

сведения

об

операции

импорта

не

требуется,

нажмите кнопку Закрыть.

13. Данные будут импортированы в новую таблицу Microsoft Access, а

затем

эта

таблица

появится

в

области

переходов

под

заголовком

Все

таблицы. Зафиксируйте результат.

В результате выполнения работы необходимо знать следующее:

1. Дать определение База данных (БД), Система управления базами

данных (СУБД), Шаблон.

2. Создание таблиц.

3. Установка логических связей в БД Аccess 2016.

4. Заполнение таблиц БД Аccess 2016.

5. Создание форм.

6. Импорт данных из другого источника.

Содержание отчета

1. Часть 1, пункт 9 – ввод данных в форму.

2. Часть 2, пункт 5 – сохранение новой таблицы.

3.

Часть

2,

пункт

7

–

заполнение

граф

таблицы

данными

по

направлениям ИНЭП.

4. Часть 2, пункт 8 – создать базу данных Группы и установить размер

поля - 6.

5. Часть 2, пункт 10 – создать структуры трех таблиц в соответствии с

характеристиками таблиц-объектов Студенты, Дисциплины,

Успеваемость.

6. Часть 3, пункт 4 – открыть все таблицы для создания логических

связей.

7. Часть 3, пункт 7 – связать поля КодСтудента в таблицах Студенты

и Успеваемость, а затем поля КодДисциплины в таблицах Успеваемость и

Дисциплины.

8. Часть 3, пункт 9 – установить связи между таблицами Студенты и

Успеваемость, Дисциплины и Успеваемость.

9. Часть 4, пункт 4 – заполнить данными все имеющиеся таблицы.

10. Часть 5, пункт 7 – создание всех видов форм.

11. Часть 6, пункт 4 - полный путь к файлу данных источника.

12. Часть 6, пункт 13 – результат импорта файла.

18